Las cuatro sucursales y la tienda online, en un solo sistema.
Ventas, caja, stock, compras, logística, contabilidad y estadísticas sobre una sola base de datos. Lo que se vende en el mostrador de una sucursal se descuenta en el momento, lo ven las otras tres y la tienda online deja de ofrecerlo.
Resp. 4La lentitud en levantar stock, remitos, compras.
Carga con lector de códigos y teclado, sin recargar la pantalla. Objetivo: buscar un artículo en menos de medio segundo y hacer un remito de 10 renglones en menos de un minuto.
El vendedor busca, carga y cobra con el teclado o el lector de códigos. Los atajos están siempre a la vista.
En cada renglón ve el stock de las cuatro sucursales.
El precio en efectivo y en cuotas se calcula solo según la forma de pago.
El flete va como un renglón más de la misma factura.
Si se corta internet, la venta en curso queda guardada en el equipo.
Un doble clic no saca dos facturas ni descuenta dos veces el stock.
En las 4 sucursales
Cada sucursal factura con su punto de venta de ARCA y la numeración nunca se repite.
En la tienda online
El cliente ve el mismo precio y el mismo stock que el vendedor.
Acopio y cuenta del cliente
Lo que cada cliente tiene para retirar, a precio de factura
El cliente paga hoy y retira de a poco. El sistema lleva la cuenta por artículo y por factura.
Facturado, retirado y lo que le queda, renglón por renglón.
Lo acopiado queda reservado: nadie se lo puede vender a otro.
El saldo a favor en pesos va aparte y no se actualiza.
Cada remito queda con la firma de quien recibió.
En las 4 sucursales
El acopio se retira en cualquier sucursal que tenga el material.
En la tienda online
El cliente puede ver en "Mis pedidos" lo que le queda por retirar.
Caja por turno
Cada operario cierra su caja, y cuenta antes de ver el número
Cajas independientes por turno, por operario y por sucursal, con arqueo ciego.
El cajero carga lo que contó y recién después ve lo que esperaba el sistema.
Efectivo, cheques, tarjetas, transferencias y Mercado Pago, cada uno con su control.
Un faltante pide motivo y la clave del encargado.
El cambio queda para el turno siguiente y el resto pasa a tesorería.
En las 4 sucursales
Desde cualquier sucursal se ve qué cajas están abiertas y cuáles faltan cerrar.
En la tienda online
Los pagos con Mercado Pago entran solos a la caja de la tienda.
Stock
El stock de las cuatro sucursales en una sola pantalla
Por artículo, por sucursal y por depósito, actualizado con cada venta, remito y recepción.
Físico, reservado, disponible y en camino, separados.
Transferencias entre sucursales que pasan por "en camino" y "recibido".
Lo que viaja no cuenta como disponible en ningún lado.
El sistema explica por qué hay stock reservado y para quién.
Por defecto no se vende sin stock; hace falta permiso y queda registrado.
En las 4 sucursales
Si no hay en una, se ve al instante en cuál hay y se pide la transferencia.
En la tienda online
"Hay stock" sale del disponible real, no de una planilla.
Compras y recepción
Recibir un camión en minutos, no en una tarde
Es donde hoy más se pierde tiempo. Se escanea cada bulto y el sistema compara contra lo pedido.
Código de barras más cantidad, y Enter. Sin mouse.
Lo que llegó de menos queda pendiente en el pedido al proveedor.
Las diferencias se anotan con motivo, y la foto si hace falta.
El stock sube al confirmar, con el costo nuevo.
Sugerencia de compra por stock mínimo y ventas pendientes.
En las 4 sucursales
Cada sucursal recibe lo suyo; lo que va a otra sale como transferencia.
En la tienda online
Lo que entra se publica al instante como disponible.
Actualización de precios
Aumentar una lista entera en tres pasos, viendo el resultado antes
Lo que hoy es lo más rebuscado pasa a ser un asistente con vista previa.
Qué: un proveedor, un rubro, una marca o una selección.
Cuánto: porcentaje o importe, sobre el costo o sobre el precio, con redondeo.
Vista previa con precio actual, precio nuevo y margen de cada lista.
Avisa si algo queda con margen bajo antes de aplicar.
Cada grupo de clientes con su lista; todo con historial y deshacer.
En las 4 sucursales
Un solo cambio llega a las cuatro. Si una sucursal necesita otro precio, usa su propia lista.
En la tienda online
La lista online se actualiza con el mismo cambio.
Logística y reparto
El reparto del día armado sobre un mapa, y el remito firmado en el celular
El encargado de turno reparte los remitos entre los cinco choferes y cada uno recibe su ruta.
Remitos para repartir agrupados por zona.
Cada camión con su carga en kilos y sus paradas.
Orden de paradas sugerido y ruta enviada al chofer.
Quien recibe firma en el celular; se guardan la hora y el lugar.
Si falta algo, el chofer lo marca y vuelve al stock.
En las 4 sucursales
Cada sucursal arma su reparto y ve los camiones de las otras.
En la tienda online
El cliente ve "en camino" y "entregado" en su pedido.
Estadísticas
Las cuatro sucursales comparadas, mes a mes
Para decidir qué comprar, qué empujar y dónde.
Ventas por sucursal, vendedor, producto y período.
Margen real, calculado con el costo de cada compra.
Acopio pendiente de entrega y artículos sin stock.
Rotación y quiebres de stock.
Todo se descarga en Excel.
En las 4 sucursales
El administrador ve todas; cada encargado, la suya.
En la tienda online
La tienda aparece como una sucursal más en cada gráfico.
Contabilidad
Los asientos se hacen solos
Cada venta, cobro, compra y pago genera su asiento. Nadie los carga a mano.
Plan de cuentas, libro diario, mayor y balance.
Libros de IVA ventas e IVA compras.
Lo que no se pudo asentar queda marcado para revisar.
Exportación lista para el estudio contable.
En las 4 sucursales
Cada asiento sabe de qué sucursal viene: resultado por sucursal o de todas juntas.
En la tienda online
Las ventas web y sus cobros entran con el mismo criterio.
Control y auditoría
Nada se borra: se anula, con motivo y con nombre
Cada corrección queda registrada con quién, cuándo, en qué sucursal y cómo estaba antes.
Registro de cambios que nadie puede editar ni borrar.
Roles armados con permisos sueltos: ver costos, anular, autorizar descuentos, cerrar caja.
Quién está conectado en cada sucursal.
Copia de seguridad continua fuera del servidor y prueba de restauración todos los meses.
En las 4 sucursales
El administrador ve todo; el encargado, lo de su sucursal.
En la tienda online
Las reservas vencidas y los pagos web también quedan en el registro.
Con la marca y los colores de Marchal
Tienda online
La tienda online sale del mismo sistema
Catálogo, precios y stock vienen del sistema de gestión. Nada se carga dos veces.
Solo se publica lo que se marca "Publicar en web", con su foto y descripción.
Precio en efectivo o transferencia y precio en cuotas.
Calculadora: el cliente pone los m² y la tienda le dice cuántas cajas lleva.
Retiro en sucursal o envío a la obra, con el costo del flete.
El pedido entra a Ventas como uno más y el pago, a la caja de Mercado Pago.
En las 4 sucursales
El cliente elige dónde retirar según el stock de cada sucursal.
Mientras paga
El stock queda reservado unos minutos; si no paga, se libera solo.
Cómo vende Marchal
Primero la factura, después los remitos
El mismo circuito para el mostrador y para la tienda online. Desde cualquier comprobante se ve y se abre toda la cadena.
P 0003-00002214Presupuesto
Con la lista del cliente, la forma de pago y los datos de entrega. En la web, es el carrito.
A 0003-00012876Factura
Materiales y flete juntos. El CAE de ARCA se pide solo y, si ARCA no responde, se reintenta.
RBO 0003-00008841Cobro
Efectivo, cheques, tarjeta, transferencia o Mercado Pago. Puede quedar en cuenta corriente.
R 0003-00031558Remitos
Entrega inmediata o de a poco desde el acopio. Cada remito baja el stock.
FirmadoEntregado
Firma de quien recibe en el celular del chofer o en el mostrador.
Ejemplo: 400 bolsas de cemento en acopio
804040Le quedan 240
Factura A 0003-00012876: 400 bolsas, precio congelado3 remitos firmados: 160 bolsas retiradasReservado a su nombre: 240 bolsas
Lo que no se ve
Pensado para 33 personas vendiendo a la vez
Las reglas que evitan facturas duplicadas, stock vendido dos veces y datos perdidos.
1 base · 4 sucursales + webUna sola base de datos
Todo lo operativo sabe de qué sucursal es. Artículos, clientes, proveedores y listas son comunes a todas.
El último artículo, para uno soloSin ventas cruzadas
Si dos vendedores van por la última bolsa en el mismo segundo, el sistema se la da a uno y le avisa al otro.
Doble clic = una facturaNada sale dos veces
Cada venta y cada cobro llevan una clave única. Si el pedido llega repetido, se devuelve el primero.
Un punto de venta por sucursalFactura electrónica ARCA
Cada sucursal factura con su punto de venta. Si ARCA tarda, la venta no se traba: el CAE llega después y avisa si falla.
Copia continua + diariaCero datos perdidos
Copia minuto a minuto fuera del servidor, copia completa cifrada cada noche y prueba de restauración mensual.
Búsqueda < 0,5 s · listados < 1 sRápido de verdad
Listados paginados, búsquedas indexadas y pantallas que no se recargan. En el navegador de cualquier PC y en el celular.
Para seguir
Lo que necesitamos de Marchal
Con esto terminamos de ajustar el sistema a cómo trabajan hoy.
Las cuatro sucursalesYa ubicamos Casa Central (Av. 59 N° 1317), el depósito (Av. 74 N° 3704) y el showroom (Av. 75 N° 2409). Falta la dirección de la de Quequén, si facturan con el mismo CUIT y qué punto de venta de ARCA usa cada una.
Grupos de clientes y descuentosQué grupos usan, qué lista tiene cada uno y los porcentajes cargados hoy.
Datos del sistema actualSi se pueden exportar artículos, clientes, listas, saldos y acopios pendientes para pasarlos.
RepartoVehículos para los cinco choferes, zonas y cómo calculan el flete.
Equipos de mostradorMarca y modelo de las impresoras térmicas y de los lectores de códigos.
MarcaEl logo en alta resolución o vector y fotos propias de productos y sucursales para la tienda.
Propuesta de EcoSoftware para Marchal